法人事例

株式会社テオリアハウスクリニック

スタッフがスキルアップしたおかげで、
年間1000万円を超える費用削減効果が出ました

株式会社テオリアハウスクリニック 社長 南山和也氏 橋本実樹氏 日暮翔太氏

中央左 : 南山和也 社長 右端 : 橋本実樹 様 左端 : 日暮翔太 様
 株式会社テオリアハウスクリニック

株式会社テオリアハウスクリニック 旧:関東白蟻防除株式会社
本社:東京都練馬区関町南4-16-19 千葉営業所:千葉県千葉市中央区末広1-6-3
設立:昭和49年(1974年)、売上高5億7,100万円(2012年3月期)、従業員59名。
木造住宅の白蟻防除施工を中心に、白蟻の駆除、その他害虫調査、新築住宅のメンテナンスの事業を展開、累積施工棟数は23万件を超える。※2015年10月に社名変更。
今回は南山和也社長、管理部 橋本実樹様、営業企画部 日暮翔太様に、ガラパゴスタディーによる「Windows・Excelショートカットキー研修」「エクセルマクロ・VBA研修」導入の経緯、導入してからの変化、エクセルマクロ・VBAによる業務改善の効果など伺ってみた。

テオリアハウスクリニックについて

「テオリアハウスクリニック」について教えてください。
テオリアハウスクリニックはシロアリの被害から住宅を守る事業を行っています。
被害を受ける前の予防、被害のある住宅には、駆除と予防の施工を行っています。
シロアリを駆除する会社は世の中にたくさんありますが、
当社は予防に特化することで業績を伸ばしています。
予防工事の認知度は決して高くありません。
これは、まだまだ潜在需要があるということ。
近年は大手住宅メーカーとの取引を拡大し、おかげさまで、売上、顧客数ともに増加しています。

残業時間、人員も削減。1,000万円を超える削減効果が

ガラパゴスタディーのどの研修を利用されましたか?
2010年5月に、PCのスキルアップを目的として、 新入社員を対象に「Windows・Excelショートカットキー研修」を導入しました。
翌2011年には新入社員だけではなく、社員全体にも対象を広げて研修をしています。
今年の5月には、管理職候補社員を対象に「エクセルマクロ・VBA研修」を実施しました。
研修導入以前の問題や、業務改善の取り組みに
ついてお聞かせください。
2007年頃から、顧客管理や書類作成といった事務作業をしているサポート部門の業務量が増大し残業時間が長くなってきていました。
人件費の増加のこともありますが、業務時間増による社員の疲弊も心配でした。
業務改善を図るため、外部のアドバイザーとともに業務システムの見直しを行わせました。
結果、業務フローの改善により残業時間は減りましたが、低減効果はすぐに頭打ちになりました。
研修導入前の段階では、業務フローやシステム設計よりも、業務を行う個々人のPCスキルのほうが問題、というところに来ていました。
「本給、残業代を合わせて年間1,000万円の削減効果。改めて、日々の繰り返し作業を効率化することの効果の大きさに驚きました」
南山和也社長
研修導入にいたる経緯をお聞かせください。
当初は、商工会議所の研修案内を見たり、インターネットでPC教室や研修を探してみました。
しかし、どの研修を見ても、どれほどの導入効果が表れるのか見当がつかず困っていました。
そこに、お世話になっている経営コンサルタントの先生から、
PCのスキルについて「すごい人がいるから」と、小川さんを紹介されました。
それで、「Windows・Excelショートカットキー研修」を導入しようと。
いえ。小川さんの話を聞いていて最初に興味を持ったのは、エクセルマクロの研修でした。
しかし、さらに話をしているうちに、
まずは新入社員向けに「Windows・Excelショートカットキー研修」を実施する、
ということで考えがまとまりました。
正直なところ、今さらショートカットでどんな研修をやるのかわからなかった。
わざわざ習うほどのものでもないだろうと。
しかし、「知識を詰め込むのはあとまわし。
PC操作が早くなれば、知識はあとからついてくる」という小川さんの話を聞き、
それもそうだ、と導入を決めました。
その後、新入社員に限らず、広く研修を導入されましたね。
新入社員研修のあと、この研修に立ち会った橋本君から
「『Windows・Excelショートカットキー研修』は、絶対導入するべきです」
と強い推薦がありました。
彼の話を聞いて、全社員に対して導入することを決めました。
彼がここまではっきりと自分の意見を主張することはそれまでなかったので、
とてもびっくりしたのを覚えています。
 全社員に対して研修を導入されました。その結果はどうでしたか?
各個人のスキルアップはもちろん、会社としても大きな効果がありました。
研修を導入する前は、顧客数の増加に伴い事務作業等の業務量が増加、
サポートスタッフの20時までの残業が常態化していたような状態でした。
しかし、研修導入以降1人当たりの生産性が向上し、業務量は増加したにもかかわらず、
サポートスタッフを8名から6名に削減でき、
しかも、社員も定時の18時に退社できるようになりました。
コスト的にも、本給、残業代を合わせて年間1,125万円、前年比36.3%の削減効果がありました。
改めて、日々の繰り返し作業が効率化した時の、削減効果の大きさに驚きました。
サポートスタッフ2名減による本給削減額、残業代削減額を合わせて、 年間1,125万円の削減効果

「考えるより先に手が動くようになる」まで徹底練習

最初の研修に、橋本さんが立ち会われたということですね。
橋本 そうです。新入社員の世話役として一緒に研修を受けたのですが、とにかく驚きました。
マウスを使ってカチャカチャやりながらPCの基本操作、ワードやエクセルの使い方でも教えるのかと思っていました。
しかし、2日間の研修のうち1日半くらいは、タイピングソフトを使ったタイピング練習とショートカット操作のトレーニングだけ。
受講生の新入社員は、集中力が切れる直前まで、ひたすらショートカット操作のくり返しです。
習得するテクニックはすべて実務に即していて、そこそこPCを扱えると思っていた自分も知らないことが多かった。
ショートカットキーでの操作に慣れてみて、あまりの効率の違いに、「これまで業務でどれほど無駄な時間を使っていたのか」と愕然としました。
しかし、それと同時に、これを習得すれば、間違いなくPCスキルが上がり、業務のスピードも飛躍的に上がるとワクワクしたことを覚えています。
「研修はすべて実務に即していて、業務でどれほど無駄な時間を使っていたのかと愕然としました」
橋本実樹様
もう少し詳しく研修の内容を教えてください。
橋本 タイピングソフト練習では、ホームポジションへの指の置き方はもちろんのこと、
キーボードにきちんと正対しているか、キーボードまでの距離は適切かなど、
大切だけれど初心者でなくても気づきにくいようなところから指導されます。
ショートカットキー操作については、
「フォルダ内にあるファイルをひとつずつコピーして他のフォルダに貼りつける」とか、
「エクセル上でコピー、ペーストをくり返す」といったことをショートカットキー操作だけで行います。 使い慣れたマウスを取り上げられての作業なので最初はスピードが遅くなるし、
慣れない頭と体の使い方にみんなの顔が苦痛にゆがみます(笑) 。
それでも、慣れてくると勝手に指が動くようになってきて、
キーボードだけで作業するほうが圧倒的に早くなる。
みんなの表情も良くなってくる。
しばらくやったところでショートカットキー操作の便利さを実感し、
マウスを手放したくなる、そんな内容です。
教え方は、けっこうスパルタでした。
その徹底ぶりは新入社員として研修を受けた日暮君も実感しているはずです。

「Windows・Excelショートカットキー研修」の
感想をお聞かせください。
日暮 僕は学生時代はPCが苦手でした。
キーボード入力も右手の人差し指一本だけでやっていたくらいです。
PCについては、レポート作成に苦しんだという嫌な記憶しかありませんでした。
PC操作の研修と聞いて、正直、最初は嫌だなと思っていました。
そこに、長髪でひげを生やした、まるで中東の人みたいな先生が現れて(笑)。
小川さんの第一印象は、とにかく「熱い先生」だなと。
大事なところでは、まるでコメディアンのようなオーバーアクションで、声を張り上げたり(笑)。
メリハリがあって、しっかりと基本を強調してくれます。
受講していても疲れを感じませんでした。
最初は面倒だと思っていた両手でのタイピングも、慣れてくると入力のスピードが上がるだけではなく、 長時間の入力作業も楽だと感じるようになりました。
タッチタイピングを習得し、PCの操作速度は確実に上がりました。やるたびに効果が上がっていくことが嬉しかったですね。
今では社内のパソコンやインフラを管理する仕事をしていますが、
そんな自分は、一年前には想像もできなかったです。
「PC操作のスピードは4倍以上に。効果が上がっていくのが嬉しかったですね」
日暮翔太様
トレーニング評価表。研修後も継続的にタイピングとショートカットキー操作のトレーニングを行った。
2週間~3週間のトレーニングで、ショートカットキー操作のスピードは4倍以上に

エクセルVBAを業務に活用 ―現場主導でシステムを構築―

その後、おふたりはガラパゴスタディーのエクセルマクロ・VBA研修を受講されました。その効果について教えてください。
橋本 元々エクセルVBAについてはちょっとかじってはいました。
ですが、ガラパゴスタディーの研修を受けたあと、私ができる社内システム構築、業務フロー改善の幅は大きく広がりました。
例えば、従来、サポート部門では、電話応対のために作業が中断されてしまうことでの時間ロスが大きかった。
しかしその一方、この電話応対は新入社員にはできません。
そこで、サポート部門で定期的に発生する「データベースへの顧客情報入力」「保証書作成」「点検報告書作成」といった業務のほぼすべてをマクロを使って仕組み化し、新入社員ひとりに集約しました。
こうすることで、電話対応のロスがなくなり、部門のトータル残業時間を激減させることができました。
「これまで半日かかっていた仕事も5分で完了することができます」
橋本実樹様
ほかにはどのようにエクセルVBAを活用していますか?
橋本 最近では、顧客検索システムを一般業務で使用しやすくなるよう、マクロを書きました。
従来、インターネットエクスプローラーを使ってログインし、
何度も画面遷移してから検索条件を入力して表示していたデータがありました。
これを、エクセル上の操作だけで、自動的にネットから引っ張ってこれるようにしたシステムです。
小さな改善でも、使用頻度の高いものだと改善効果はけっして小さくはありません。
エクセルVBAを活用すれば、これまで半日かかっていた仕事も5分で完了させることができます。
日暮さんは業務にエクセルVBAを活用していますか?
日暮 データの抽出、算出にエクセルVBAを活用し、帳票作成等の作業時間を短縮しています。
3日かかっていた作業も数時間で終わることもあります。
「エクセルマクロ・VBA研修」後に小川さんからフォロー用のセミナ動画を送ってもらいました。
動画の課題に取り組みながらレベルアップを図れますので、とても助かっています。
まだ橋本さんのように高度なプログラムを書けるわけではありませんが、
少しずつスキルを身につけているところです。
業務にエクセルVBAを活用できるところはほんとうに多いので、
スキルアップしてどんどん活用していきたいですね。

仕事に取り組む姿勢にも変化

ガラパゴスタディーの研修導入後、変化したことがあれば
お聞かせください。
目に見える改善効果だけではなく、社員の仕事への取り組み方や、
アウトプットする仕事の質が変わってきていると感じます。
橋本君も、これまで以上に積極的になり、
業務改善のリーダーとして活躍しています。
高度なプログラムを書けるようになった橋本君には、
既存業務について、これまでのやり方にこだわることなく、
マクロを活用する前提でゼロベースで仕組み化に取り組むことを期待しています。
現在、外部に新システムの導入を依頼していますが、
これも、橋本君を担当窓口としています。
システムが導く結果だけではなく、データベースの構造やサーバ側での処理内容も意識したうえで外注先とやりとりをしてくれています。
私としても、より最適なシステムを構築できそうだいう感触を持っています。
また、変化と言うよりは効果の話になりますが、入社前には右手の指一本でしかパソコンに触れなかった新人の日暮君も、 2年目には、エクセルVBAを業務で活用できるところまできています。
入社後、半年や1年かけてPCスキルを身につけていくより、ガラパゴスタディーの研修のような徹底指導を早めに受けさせたほうが仕事のスピードは確実に早くなりますし、スピードがある分、若手なりに業務の改善を見つける時間の余裕が生まれてきます。
余裕を持って取り組むことで、自然と仕事との接し方に変化が表れていると感じています。
「仕事への取り組み方や、アウトプットする仕事の質が変わってきていると感じます」
南山和也社長

研修の導入を検討中の方へ

最後に、南山社長から、研修の導入を検討中の方へのアドバイスをお願いいたします。
小川さんは、圧倒的な知識はあるけれども、商売人というよりは気難しい職人といった感じの人。
少しクセがあって変わっていますが、その会社に何が必要かを見極めることができ、
成果を確実に出す方法をよく知っている人でもあります。
PCスキル、エクセルマクロに関わらず、社員教育や研修、システム導入のことで悩んでいるようでしたら、 小川さんの話を聞くだけでもいいヒントになるはずです。
本日はお忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。
株式会社テオリアハウスクリニックホームページ
※ 取材日時 2012年8月:肩書は当時

 

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