業務手順書作成術

ときどきやってくる面倒な仕事があって、やり方を思い出すだけでもとても苦痛。
重要な仕事や手間のかかる仕事が、自分にばかり集中する...。
仕事に着手しても、終わるまでにいつもやたらに時間がかかる...。
何度言っても、部下や下請け先が思い通りに動いてくれない!
自分の仕事を「誰でもできる」ようにしないと、次のステップに進めない...。

そんな悩みはありませんか?

もしもあなたにそんな悩みがあるとしたら、あなたもそろそろ、「業務手順書」作成のノウハウについて本格的に学ぶべきかもしれません。

このページでご紹介しているオンライン講座は、そんなあなたの悩みを解消するために、日本IBMでも社内講師・社内向けシステムサポート担当者として、多くのテキストや業務マニュアルを実際に作成してきた小川が、多くのノウハウを惜しみなく盛りこんで開発したものです。

あなたが学ぶべき「業務手順書作成のノウハウ」とはどういうものか、ぜひ、以下のページを読み進めることによって、少し、学んでみてください。

生産性を7倍にする、頭から仕事を追い出すワークショップ


塾長:小川慶一
プロフィール

東京大学卒業、大学院中退。

バックパッカーをしている間に就職適齢期を逃し、漁船に乗る。 港湾作業現場で働いている時に難病に倒れ、半年入院。

30才で社会復帰し、配属先ではじめてホワイトカラーの仕事を経験。そこでエクセルマクロを使った業務効率化を覚えた。

以後、日本IBMでは、毎月始に全社のアクセスが集中する経理承認システム開発等の重要案件を一人で担当し最適化を促進。
指導者としては、仕組み化の伝道師として管理職から派遣社員まで数百人を指導、管理部門IT講師No.1となった。

自身の健康管理(体脂肪率一桁)、語学学習(英検1級)にもマクロを用い、怪人扱いされている。
早稲田大学オープンカレッジ講師(統計学)。

著書「英語嫌いの東大卒が教える私の英語学習法」(明日香出版社)

達人養成塾小川です。

実は以前から多くの要望があったのですが、小川が「Excelマクロ」と同じくらいに得意としている「業務手順書の作成」について、ワークショップを開催しました。

「手順書」がきっちりと仕上がれば、部下や下請け先からトンデモナイ納品物が来るリスクも減ります。

これまであなたを悩ませていたややこしい手順の仕事も、頭を使う必要はなくなり、淡々と手順書のとおりに進めていけば終わるようになります。

このことは、あなたの仕事上のストレスから解放し、クリエイティブな発想で質の高い仕事をできるようなるための原動力となります。

自分にばかり集中している仕事を、人に割り振ることができるようになります。

「業務手順書の作成スキル」というのは一見地味な能力ですが、実は、仕事を円滑に進めるうえで、非常に強力な武器となり得ます。

あなたの仕事力を底上げし、職場で活躍する機会を拡大するこのノウハウを、ぜひお見逃しなく。

手順書を作れることで、どういう良いことがあるのか

ここでちょっと、小川の実体験を通じて、業務手順書の威力がどのくらいのものなのかをお伝えしたいと思います。

まず、小川が人に仕事を依頼するに当たって、ほとんど仕事をしなくて良いようになった例です。

あなたもすでにご存じかもしれませんが、小川は、「Excelマクロ達人養成塾」というセミナーを不定期に開催しています。
このセミナーの運営に関しては、実に多くの仕事があり、複雑な判断が多数あります。
例えば、こんな具合です。

セミナー前の道具のパッキング。

これは、
○セミナーで使うテキスト、CD-ROMが過不足なくあるか
○PCのセッティングは完了しているか
○講師用小道具はすべて揃っているか
○配布するプリントはすべて揃っているか
○アシスタント用の道具はすべて揃っているか
○お菓子は揃っているかなど
○事前発送すべき道具はすべて発送を完了したか

等々、チェックしなければならない項目が多く、荷物についてだけでも、90項目以上あります。

セミナー前の会場セッティング

これは、
どの座席を講義用に使用するか
○PCのセッティングは完了しているか
○どの机を昼食用の場所として確保するか
○プロジェクターの設置をどうするか
○テキストや案内をどう並べて
○出欠表をどこに配置して
○道に迷った方がいた場合は、誰がどう案内するのか

等々、多くの行動をしながら、判断をしていかなくてはなりません。
しかも、各のやるべきことは、

○開場時間までに完了するべき事
○セミナー開始時間までに完了すべきこと
○セミナーのイントロが終わるまでにするべきこと
...
といった、時間的なタイミングも含めた多くの判断を必要とするものです。

そのほかにも、セミナー中の受講生のフォロー方法であれば、
○受講生がつまづいているところがある場合、その受講生のどこをどう観察して、どう助ければ良いのか
○お昼休みの案内では何を言えば良いのかといったことを判断する必要があります

セミナー後の撤収作業であれば、
○受講生から回収すべき道具を、どう言葉がけをして、どう回収するのか
○事務所に戻った後にすぐに整理できるように道具を梱包するには、どういう段取りがよいのか
○どの鞄にどの荷物を入れ、どの箱はSOHOスタッフのところに返送する手配をするべきなのか

等々、多くの判断基準があります。 本当に、挙げていけばきりがありません。


ところが。
このごろ、小川は、セミナー開始前のパッキングから撤収までの段取りについては、インターンの大学生に任せるだけで、ほとんど何もしないでよい状態になりました。

何故かというと、セミナー前に準備するものは、「セミナー前持ち物チェックリスト」にすべて記載してあり、インターンの大学生は、それを元にして淡々とパッキングをするだけで仕事が終わるようになっているからです。 また、セミナー中の主な作業も、インターンの大学生に「セミナーアシスタント手順書」を作成させてあり、それにすべて書かれているからです。

マインドマップ
セミナー前持ち物チェックリストはマインドマップで作成
セミナーアシスタント手順書
セミナーアシスタント手順書はWordで作成

今では、アシスタントがほとんどのことを自分で判断して、勝手に進めてくれている状態になっています。

おかげで、小川は、同じことを何回も言う手間が省けています。

そして、セミナー中にあれこれ考えることが減り、それだけ、本来の強みである、講義内容の充実に専念できる時間が増えました。セミナーでも、これまでに比べてぜんぜん疲れなくなっています。

しかも、その手順書で上手くいかなかったことがあれば、インターンの大学生が、内容を更新して、もっと上手くいくように勝手に手直ししてくれるという体制も作りつつあります。

その手順書も、自主的にインターンの大学生が作って修正をくり返している間に、Wordで20ページほどの分量になっています。


もうひとつ、例を挙げます。

小川は、前職では、IT系のベンチャー企業に勤めていました。

この会社では、150件以上の知的財産の管理、多いときには20週で20件以上出願した新規の特許出願をはじめ、法務担当、プロジェクト管理、品質管理、派遣スタッフ管理、社外での営業、開発支援システムの開発や運用等、同時に7つの仕事をしていました。

しかし、ここでの仕事も、問題なくこなせていました。 ルーチンに近い仕事も、間隔を開けて不定期に行われる仕事でも、小川には関係ありませんでした。

どうして7つの仕事を同時にこなすなどということができていたのかというと、手順書にできることは片端から手順書にしていたので、頭の中がいつもクリアだったからです。

それどころか。
小川は2007年の12月に急にこの会社を退職することにしました。

その際には当然引き継ぎを行ったのですが、特許の仕事や開発支援システムの運用などは特に難しい判断も要求される大変な仕事なのですが、引き継ぎ書類を作成するのにかかった時間は、のべ数時間程度。

同時に7つの仕事をしていたにもかかわらず、引き継ぎにかかった時間は、朝の10時から、途中昼食を挟んで、午後の2時半までの3時間ちょっとです。

そのあと、念のため、オペレーションをやってもらうのを1時間ほど見届けましたが、それで引き継ぎは完了しました。 その後、数か月その会社に在籍はしていましたが、引き継いだ仕事について、問い合わせを受けたことは一度もありません。

ちなみに、私のしていた7つの仕事を引き継ぎされたのは、あまり頭の良いとは言えない40代の社員でした。
こういう言い方は悪いですが、彼は、引き継ぎ中一度もメモを取らないで話を聞いている、「しょうもない人間」だったのですが、そんな人でも分かるくらいの内容の引き継ぎ書類だったというわけです。


まだまだ枚挙にいとまがありませんが、小川の仕事は、基本的にこのような感じで進んでいます。
業務手順書があると、ひとつひとつの仕事の手間が軽減されます。
その分だけ、もっと多くの仕事をすることもできますし、ゆっくり休むこともできるようになるわけです。
そして、思考がクリアになる分、ひとつひとつの仕事に集中でき、発想やアイデアも湧いてくるようになります。
ここで、業務手順書を作ることのメリットを、ざっと挙げてみます。

  1. 部下に口頭で指示をすると30回かかっても解決しないことでも、手順書を作る1回の手間でほとんど解決します
  2. 部下や取引先のくだらないミスにイライラすることがなくなります
  3. その仕事のことがすっかり頭から抜けてしまっても、まったく安心していられます
  4. 久しぶりにやる仕事でも、頭を使わずにできるようになります
  5. 自分に余裕がない状態でする仕事でも、ミスが激減します
  6. 誰がやってもできる仕事になるので、その仕事の担当者を変えることも容易です
  7. 思考がクリアになり、生産的な仕事ができるようになります
  8. クリエイティブな思考をする余裕が生まれ、良いアイデアがたくさん出てくるようになります

さらに、部下などの周囲の人間が業務手順書を勝手に作ってくれる仕組みを構築するところまで持っていくと、以下のようなメリットがあります

  1. 自分で業務手順書を作る手間すら省けるようになります
  2. 仕事の内容について部下が深い関心を持つようになります
  3. 手順書を自分で作った仕事に対し、部下が、責任を持って遂行するようになります
  4. 部下に業務手順書を作らせ、さらに、それを元にして、周囲に仕事を割り振るような仕事をさせると、マネージメント能力の基礎を身につけさせることができます

このように、業務手順書を作成することには、とても大きなメリットがあります。

つまり、まとめるとこういうことです。

  1. 業務手順書を作成するスキルがつくと、人に仕事を投げるのが簡単になって、自分が楽になります。
  2. 業務手順書を作成するスキルがつくと、自分がやる仕事も、あまり頭を使わないでできるようになります。
  3. 業務手順書を作成するスキルがつくと、頭と体に余裕ができるので、その分、生産性の高い仕事により専念し、高い成果を上げられるようになります。

効果の高い「業務手順書」を作るには?

あなたも、ここまでの話を読んで、業務手順書の効果について興味を持ったかもしれません。

ただ、これだけの効果を発揮できる手順書を高速で作成し、その後もメンテナンスしていけるように仕組みを作るのは、容易なことではありません。

それはどうしてかというと、業務手順書作りには、「何について」「どういう手順で」「どんなツールを使って」「どこまで作り込んでいけば良いのか」という、多くの課題を解決する必要があるからです。と考えると、たちまち不透明になってしまうからです。

例えば、業務手順書を作るときには、以下のような悩みが必ず出てきます。

  1. どこまでの範囲の仕事について手順書を作り、どこからはその場の判断で動いて欲しいこととして、現場担当者の判断に任せれて良いのか、どこまで事細かに書くべきなのか
  2. 業務の洗い出しにはどんなツールを使えば良いのか
  3. 洗い出した業務について整理するには、どういうツールを使うのが良いのか
  4. 手順書は、Wordで作ったほうが良いのか、Power Pointのほうが良いのか、メールで済ませられのはどういうときか、ホームページにしたほうが良いとしたら、どういうときか
  5. マインドマップ作成ソフトは使うべきか、使わないべきか、使うべきだとしたら、それはどういうときか
  6. どういうターゲットを想定して作れば良いのか
  7. 複数の担当者が連携する仕事についてはどのように書けば良いのか
  8. いつ、誰が、どういうタイミングで手順書を作るのがよいのか
  9. 手順書に書いてあるのに人がそのとおりに行動してくれないときには、どうすれば良いのか
  10. 手順書に書いてあることを何度も「うっかり忘れ」をくり返してしまう担当者には、どういう形でフォローをすれば良いのか
  11. 手順書の修正が必要になったらどうするのか
  12. 放っておいても業務手順書の品質がどんどん向上していくようにするには、どうしたら良いのか

考え出すと、キリがありません。
そこで、今回ご紹介する業務手順書作成術ワークショップにお越しいただくことをお勧めします。

「生産性を7倍にする、頭から仕事を追い出すワークショップ」オンライン講座(早期割引)

・価格:39,800円(税込)

 

 

「業務手順書作成術」の申し込み画面を見る

 

あなたがこのオンライン講座で学ぶと

このワークショップでは、業務手順書作成のノウハウを、イチから語ります。


主な内容(このオンライン講座でお話している内容の一部です):

  1. 業務手順書を作らない方がよいとき、作るべきときを判断する、「失敗しない、確実な方法」
  2. 対象となる業務の決定方法、目的の決定方法
  3. 「業務手順書」と「チェックリスト」、その使い分け方法とは?
  4. 「DPRのステップ」に基づいた、一発で業務手順書作成するための基本思想
  5. 業務手順書作成の基本の5ステップ
  6. 「複数のやり方がある仕事」について手順書を作るときの「絶対にやってはいけないこと」
  7. 「グループで行う仕事」について手順書を作るときの、「検討すべき、2つの視点」
  8. 業務手順書作成を担当する人、作成担当者を管理する人の理想的な決定方法
  9. 高速手順書作成のための「とっておきの7つのツール」と、知っておきたい「その最低限の機能」
  10. 手順書運用時の「3つの壁」と、その克服方法
  11. 放っておいても誰かが勝手に業務手順書を改善してくれる仕組みを作る

このオンライン講座で学習することて、あなたは、次に会社に行った日から、手元の仕事のうちで手順書化したほうがよいものをどんどん手順書化していけるようになります。

そして、これまで「手をつけなければ」と思うだけで胃が痛くなっていたような仕事が、なんでもないものになります。
あなたが人に依頼する仕事も、みるみる片付くようになります。
その結果、あなたの会社での評判も、より良くなっていくことでしょう。
そして、人に仕事を上手になげられるようになることによって、あなたには、会社にとってもより重要で、あなたにとってもよりやりがいのある仕事がますますやってくることになるでしょう。

さらに、あなたがその気になれば、このオンライン講座で学んだノウハウを社内で広める立場になって、あなたの勤める会社全体の生産性の向上に貢献することもできるでしょう。 そのことは、あなたのキャリアアップのチャンスを増やし、年収アップにもつなげてくれることでしょう。

このオンライン講座は、ゲスト講演もセットで収録されています

今回のご紹介するこのオンライン講座は、二部構成で行ったセミナーを収録したものです。
第二部では、とても生産性の高い物流の現場を作り上げ、高い利益率を保ちながらクリエイティブな仕事をしていることで有名な会社から、特別ゲストを呼びました。

今回、特別に、その講演を収録した動画もセットでご提供いたします。

塚腰智之先生 塚腰智之先生

塚腰運送は、なんと来年で創業100年を迎える京都の「老舗」の会社なのですが、精密機械などの高付加価値製品に関する、近代的なトータル物流サービスを提供しています。

また同時に、同社が取り組んでいる「整理・整頓」などの現場の改善活動が成果を上げ、これによって、高い利益率を出していることでも有名な会社です。

しかし、古い体質の会社ということもあり、塚腰先生がこの会社に入社するまでは、会社の経営も、青息吐息という状態。

他社と比較しての強みもなく、相当の苦労もあったそうです。

そんな中、塚腰先生が来られてから、会社は劇的に業績を回復。

今では、見込み客の方を現場につれていってお見せすれば、ほぼ間違いなく仕事を受注できる、というところまできています。

今回はこの改善活動の中心的人物である塚腰智之先生に、その極意を伺います。

また、参考までに...。 塚腰運送は、電化製品の段ボール梱包に使われる、段ボールで 作られた緩衝材を開発された会社としても非常に有名です。

こういったアイデアは、現場から出てきたものなのですが、ではどうしてそのようなアイデアが出てきたのかというと、実はそれも、「整理・整頓」という、現場での改善活動を通じて、思考が整理されたことによるものなのです。

手順の整理も、環境の整理も、思想は共通です。
その本質は、頭の中から雑音を排したときに得られる、真のクリエイティビティです。

では、具体的に、どのような思想で現場での環境改善を行っていったのか。 塚腰先生のお話には、ビジネスの現場で働くあらゆる方に通じる本質が表れています。

現場担当者でもあるあなた自身が、自分の職場環境を整理整頓することによって、どれだけ知的な仕事をする機会が増えるのか。

このゲスト講演では、そういうことを学んでいただきたいと思っています。

教材の構成!

このオンライン講座は、以下の構成であなたのパソコンからご覧いただけます。

○「業務手順書作成術」テキスト本編(31ページ)
○「業務手順書作成術」テキスト資料編(69ページ)
○「業務手順書作成術」講義動画(合計収録時間 3時間4分24秒)
○「業務手順書作成術」サンプルデータ(参考用に、65個のファイルを収録しています)

○「塚腰運送塚腰智之氏講演」動画(合計収録時間 1時間6分59秒)
○「塚腰運送塚腰智之氏講演」参考資料PDF「5Sフォーマットチェックシート」全6枚

この、テキスト合計100ページ、収録参考ファイル数65個、総合計時間4時間11分23秒のオンライン講座で、ぜひ、あなたのスキルアップをはかってください。

※一部動画の乱れがありますが、セミナーの内容をご理解いただく上では支障がない程度です。予めご了承ください。

受講生の声!

参考までに、このセミナーに参加された方の声をご紹介いたします。
『マクロを作成するのも手順書を書くのも変わらないと実感しました』
Y.Tさん (建設業)

『知っていれば何でもないことなのに、知らないで損していたことを実感しました。』
秋田英澪子さん (自営業)

『会社の生産性が上がるキッカケになると確信しています。』
乾貴允さん (営業企画)

『業務改善、手順書作成について体系だって理解することができました。』
匿名希望 (製菓メーカー勤務)

『自分に対して業務手順書を作るという考え方になるほどと思いました。』
K.Oさん (無職)

『業務手順書の位置づけや基本的考え方について非常に参考になりました。』
T.Yさん (会社員)

『これからの仕事に大きなインパクトが生まれると感じています。』
T.Oさん (営業企画)

『今日学んだことを、明日の仕事から実行するのが楽しみです。』
匿名希望 (無職)

『いつもながら、有効なツールの紹介ありがとうございます。』
靱宏明さん (会社員)

『セミナーに出る度に確実にスキルアップしています。』
杉山裕章さん (プラスチック加工)

『まさに求めていた事だったので、非常にためになるセミナーでした。』
岩坂武史さん (病院事務職員)

『本気で自分を変えたい人以外は参加しない方が良いと思います。』
H.Nさん (会社員)

『自分でも驚くほどの勢いで手順書が作れるようになっています。スピード感が3ヶ月前と全然違い、仕事の精度も高まっています。』
Oさん (会社員)

このオンライン講座は、以下の構成であなたのパソコンからご覧いただけます。

○「業務手順書作成術」テキスト本編(31ページ)
○「業務手順書作成術」テキスト資料編(69ページ)
○「業務手順書作成術」講義動画(合計収録時間 3時間4分24秒)
○「業務手順書作成術」サンプルデータ(参考用に、65個のファイルを収録しています)

○「塚腰運送塚腰智之氏講演」動画(合計収録時間 1時間6分59秒)
○「塚腰運送塚腰智之氏講演」参考資料PDF「5Sフォーマットチェックシート」全6枚

※一部動画の乱れがありますが、セミナーの内容をご理解いただく上では支障がない程度です。予めご了承ください。

この、テキスト合計100ページ、収録参考ファイル数65個、総合計時間4時間11分23秒のオンライン講座で、ぜひ、あなたのスキルアップをはかってください。

「生産性を7倍にする、頭から仕事を追い出すワークショップ」オンライン講座(早期割引)

・価格:39,800円(税込)

 

 

「業務手順書作成術」の申し込み画面を見る

 

ps.
○ときどきやってくる面倒な仕事があって、やり方を思い出すだけでもとても苦痛。
○仕事に着手しても、終わるまでにいつもやたらに時間がかかる。。。
○ 何度言っても、部下や下請け先が思い通りに動いてくれない!
○ 自分の仕事を「誰でもできる」ようにしないと、次のステップに進めない。。。

そんな悩みは、職場で能力を発揮する力がある人ほど、抱えてしまいがちなものです。

このオンライン講座はそんなあなたの悩みを解消するために、日本IBMでも社内講師・社内向けシステムサポート担当者として、多くのテキストや業務マニュアルを実際に作成してきた小川が、多くのノウハウを惜しみなく盛りこんで開発したものです。

このオンライン講座を通じて、あなたにとっておきのノウハウをお渡しできる機会を楽しみにしています!

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