定期的に部下や上司と情報共有する
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エクセルマクロのイベント機能のひとつに、ファイルを閉じる際にマクロを自動実行するというものがあります。
ここでは、そのイベント機能を利用して、一定期間ごとにファイルのコピーを作成して配布する例をご紹介します。
例えば、毎週金曜日に更新してマネージャに見せるファイルがある場合であれば、この例のように、ファイルを閉じる際に、その日が金曜日なら「マネージャの共有フォルダにコピーを作成しますか？」とダイアログが出るようにします。
あなたは、会社の帰り際であれば、そこで「はい」を選択します。
そうすると、「shared_by_ogawa080704.xls」という、共有した日時が加わったファイル名のファイルが作成されます。
あなたのマネージャは、毎週金曜日に送られてくるこのファイルを見ることができます。
ここでは、「マネージャの共有フォルダにコピーを作成しますか？」のメッセージを出すかどうかを単純に「金曜日かどうか」だけで判定しましたが、もっと高度に、例えば、
- 毎週月曜日以降メッセージを出すようにし、一度コピーを作成したら、その週はもうメッセージを出さない
- 顧客リスト用のワークシートが更新されたら自動的にコピーを作成する
このデモで紹介したマクロは、初中級コース修了レベル＋α程度 の知識で制作できます。
Excelマクロ初中級講座の詳細については、こちらからどうぞ。
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